was successfully added to your cart.

Powerfriends intervjuet: Risikostyring, -hva er det, Vibeke Myrås?

Vibeke Lande Myrås har siden 2008 jobbet som konsulent innen risiko- og kvalitetsstyring hos flere bedrifter og offentlige virksomheter, deriblant Vegvesenet, Utenriksdepartementet, Statoil og Statnett. Nå har hun startet eget konsulentselskap og ønsker å videreformidle verktøyene de store selskapene bruker til de mindre. Hennes visjon er at risiko- og kvalitetsstyring kan bedre verdikjeden i alle ledd, hos alle typer bedrifter, og at det ikke nødvendigvis trenger å være så komplisert som det først kan fremstå som.

Vibeke hadde laget en blogg om risikostyring, men jeg ønsket å få brutt det ned litt og sett på hva er det egentlig og få noen eksempler, derfor laget vi sammen et eget intervju.

 

Vibeke Myrås

Vibeke Lande Myrås- gründer av eget selskap MQM som er et konsulenselskap innenfor virksomhetsstyring og ledelse. Selskapet hennes finner du her.

«Kan du definere risikostyring?»

Jeg kunne tatt den faglige definisjonen på risiko, men det bryter mot mitt ønske om å gjøre det enkelt. Jeg vil si at risikostyring er summen av alle de tingene vi gjør for å påvirke utfallet av en situasjon. Hvis vi er redd for at noe kan komme til å skje og konsekvensene hvis det skjer gjør vi ting for å forhindre at det skjer, eller at utfallet blir så ille som det kunne blitt. Hvis vi ønsker et bestemt utfall i en bestemt situasjon iverksetter vi ting som kan bidra til at utfallet blir så positivt som mulig. Når man jobber systematisk med å forhindre eller forminske effekten av de negative hendelsene og forsterke mulighetene for positive utfall driver man med risikostyring. En risikoanalyse vil for eksempel være en del av et slikt systematisk arbeid ved at man setter av tid til å forutse hva som kan komme til å skje litt frem i tid og planlegge hvordan man bør jobbe for å oppnå et mest mulig positivt utfall, hvem som er ansvarlig for hva også videre. Det er imidlertid viktig å huske på at de færreste faktisk kan forutse fremtiden. Derfor vil ikke alt en risikoanalyse inneholder skje. Hvis det skjer vil det heller ikke skje på den måten man trodde til å begynne med. Men tanken er at har man sett for seg at noe for eksempel kan gå galt er man litt mer mentalt forberedt til å håndtere det når det først går galt. På samme måte blir det kanskje litt lettere å kjenne igjen en mulighet, en positiv hendelse, og dermed utnytte situasjonen så godt som mulig for å få mest mulig ut av situasjonen.

 

«Hvordan kan deres ansatte, økonomi, evne til å levere på tid, omdømme eller miljøet rundt dere bli påvirket av uforutsette hendelser?»
 

Jeg har to eksempler her. Det første er en klassiker. Tenk deg at du driver et malerfirma, med to malere ansatt og full ordrebok. En av malerne dine er uheldig og faller ned en stige og brekker høyrearmen. Han er plutselig ute av jobb i 6-8 uker. En ting er at du har ansvar for at han kan jobbe sikkert i jobben sin, og sannsynligvis vil måtte bevise for Arbeidstilsynet at du har god internkontroll og gode hms-rutiner. En annen ting er at du ikke vil klare å innfri kundene dine sine behov. Ordreboken er full og firmaet ditt går plutselig for halv maskin. Hva gjør du da?

Et annet eksempel kan være ett jeg har opplevd selv: Du blir kontaktet angående et oppdrag. Oppdraget er stort og vil kunne bety mye spennende arbeid i lang tid. Kunden virker som han har stor betalingsvije. Dette er en situasjon som kan se ut som en drømmesituasjon. Men samtidig merker du at kunden egentlig ikke forstår hva han trenger, det er vanskelig å konkretisere ting. I vår situasjon oppdaget vi at det var knyttet flere forskjellige firmaer til de personene som hadde tatt kontakt med oss. Det var lite aktivitet i flere av firmaene og ikke sannsynlig at noen av firmaene hadde likviditet. Da vi spurte vår potensielle kunde om hvilket firma det var som skulle bestille jobben tok det tre dager før vi fikk svar. Vår umiddelbare reaksjon på oppdraget hadde vært at vi måtte brette opp ermene og komme i gang. Dette var stort. Men det vi valgte å gjøre var å stoppe arbeidet, stoppe tankeprosessene rundt oppdraget og stoppe planleggingen. Etter to uker fikk vi beskjed om at «kunden» trengte et par uker på seg før han kunne sette i gang. Nå har det gått fire uten at vi har hørt noe mer fra dem om oppdraget. Det er synd å «miste» et slikt oppdrag, men det hadde vært enda tristere å ha lagt ned mange timer for dem uten å få betalt.
«Hvilke aktiviteter må dere iverksette for å unngå risiko og tap?»

Hvis vi tar for oss de to eksemplene så kan vi se på malerfirmaet først: For det første må malerfirmaet sørge for at de følger internkontrollforskriften og arbeidsmiljølovens hms-krav. Det betyr at de er pålagt å gjøre en risikoanalyse av egen virksomhet og lage tiltak for å redusere risiko. Hvis malerfirmaet vet at de av og til må opp i stige for å komme til der de skal male er det lett å tenke seg at man også kan falle ned. Både fordi bedriften har et ansvar for de ansattes sikkerhet og fordi sykemeldte medarbeidere koster mye vil de tenke på hva de kan gjøre for å hindre fall fra stige eller andre høyder; kan det være aktuelt å sette opp stillas i stedet for stige? Kan det være aktuelt å kreve at malerne sikrer seg selv med sele når de skal klatre over en viss høyde? Hvis de sjekker med Arbeidstilsynet finner de fort ut at det finnes normer for hvor høyt man kan jobbe uten sikring, og også hva som er relevant sikring. Å iverksette slike tiltak er å ta ansvar for medarbeidernes sikkerhet og arbeidsmiljø. Når det kommer til kostnaden ved å ha syke medarbeidere så er den todelt. For det første koster de første 16 dagene lønn til den syke uten kompensasjon fra NAV. For å hindre at det blir et problem vil kanskje bedriften budsjettere med et visst sykefravær – her har de ofte erfaringstall fra tidligere år. I tillegg vil de håndheve sikkerhetsreglene strengt og forsikre seg om at alle jobber sikkert. Til slutt vil de kanskje etablere et samarbeid med en konkurrerende bedrift eller et vikarbyrå for å ha rask og lett tilgang på andre malere, slik at de kan holde avtalene med kunder og dermed få kunder som er fornøyd og kommer tilbake neste gang de trenger en malerjobb gjort.

Hvis vi ser på det andre eksempelet, som vi selv opplevde blir det litt anderledes; vi ante tidlig at oppdraget var for godt til å være sant. Samtidig kunne vi ikke overse det, fordi det kunne bety god omsetning for oss. Derfor gjorde vi egentlig en enkel risikoanalyse av situasjonen når vi undersøkte hvilket firma som faktisk skulle betale oss, hvor god likviditet de hadde etc. Og utfra det vi fant bestemte vi oss for å ikke legge mer krefter i det enn nødvendig før vi var sikre på at oppdraget var seriøst. Det vi har lært er at vi godt kan gjøre en rask analyse av nye kunder for å sjekke at de er seriøse, har penger og har vilje til å gjennomføre. Dette blir nå en del av vår rutine – særlig når det er snakk om små og nye firmaer. Vi er nå obs på at et oppdrag er ikke et oppdrag før vi har en signert avtale, og at vi balanserer innsats deretter i oppstartsfasen. En slik situasjon kunne vært en hendelse vi identifiserte i en risikoanalyse, men ble i stedet en læring som vi lar påvirke hvordan vi jobber fremover. Det er her risikostyring går over i kvalitetsstyring, som i stor grad handler om hvordan vi jobber for å være så effektive som mulig samtidig som vi gir kundene det de forventer.

«Hvilke muligheter har dere til å gjøre produktet deres mer relevant, billigere, utvide kundeporteføljen, bedre for miljøet?»

Ja, på dette spørsmålet er vi egentlig over på kvalitetsstyring. Hvis vi fortsetter med eksempelbedriften malerfirmaet kan vi se på det slik: Når kunden bestiller hvitmaling av et rom ønsker både bedriften og kunden at jobben skal utføres riktig, raskt og rimelig. Hvis malerfirmaet antar at når kunden ber om hvitt så blir det hvitt, så kan det være han legger opp til at arbeidet må gjøres to ganger fordi det ikke var hvitt kunden mente. Det kan være lurt å sjekke med kunden om han mener helt hvitt, eller om han egentlig mente eggeskall eller perlehvitt. Evt. kan malerfirmaet komme med råd om hva som vil egne seg best i rommet. Hvis veggene er slitte og egentlig trenger sparkel før maling, kan det være lurt av malerfirmaet å påpeke at resultatet vil bli finere hvis man sparkler først. Kanskje forventet kunden at det var med i prisen, kanskje forventet han at maling ville gjøre det godt nok. Det finnes mange slike avklaringer man kan gjøre i forkant av en jobb som vil hindre merarbeid eller disputt om betaling lenger nede i produksjonslinjen.

Å for eksempel bruke sjekklister for å være sikker på at alle aspekt er avklart med kunden kan være lurt. I tillegg kan det være lurt å lære av situasjoner der sluttresultatet ikke ble optimalt fordi kunden ikke ble fornøyd, firmaet må dekke en del av kostnadene selv eller lignende, og justere arbeidsprosedyrene sine deretter. Etter en viss tid vil et firma ha et sett med læringspunkter. Dette kalles noen ganger en avviksliste. Hvis man i tillegg holder oversikt over hvilken type oppdrag man oftest får, hva kundene oftest etterspør og krever kan man over litt tid få oversikt over hvordan man stadig kan jobbe mer effektivt, hvilke tjenester man kan tilby og hvordan man eventuelt kan utvide produktporteføljen. Et eksempel kan være at kundene ofte spør malerfirmaet om råd i forhold til lyssetting. Kunne bedriften ha økt sin omsetning og kundenes fornøydhet om de hadde en lyskonsulent ansatt eller innleid ved behov? Når man begynner å jobbe systematisk med det man lærer hver dag ser man mønstre og kan dermed legge til rette for optimalisering av driften. Dette er essensen i kvalitetsstyring, og dermed ikke så vanskelig som man ofte kan tro og man trenger ikke en ISO-sertifisering for å begynne med kvalitetsstyring. Det er disse små grepene som gjør dette fagområdet spennende å jobbe med.

Her er et lite utsnitt av en risikomatrise. Vibeke har laget et eget skjema til deg som du kan laste ned her.

Risikomatrise

 

Jeg ønsker Vibeke lykke til videre og takker  for hennes gode illustrasjoner i forbindelse med risikostyring og hva dette kan bety for firmaer som tar denne konsulenttjenesten i bruk.

Er du gründerkvinne og ønsker en gruppe med likesinnede hvor du kan spørre om og diskutere relevante problemstillinger? Bli gjerne med i gruppe her på Facebook 

Har du noe å dele- ta kontakt med meg på grunderminds@gmail.com

:)

Legg inn en kommentar